Den viktiga överlämningen

Vad menar vi med överlämning? 

Alla byggprojekt, såväl nybyggnation som renovering och ombyggnation överlämnas i slutskedet från byggprojektet. Dels överlämnas den fysiska ytan, det vill säga själva byggnaden och lokalerna, dels överlämnas dokumentation som beskriver hur byggnaden ska fungera, hanteras och användas. Projektorganisationen lämnar över och de som tar emot är förvaltningsorganisationen, vilket också innefattar driftorganisationen, samt hyresgästen/vårdverksamheten.

Målet med överlämning

Målet är att förvaltningen, driften och vårdverksamheten ska kunna ta emot en väl fungerande byggnad från dag ett. Överlämningen syftar till att ge en trygghet för de som ska bedriva sin dagliga verksamhet i byggnaden och trygghet för de som sköter den löpande driften och framtida utvecklingen av byggnaden.

Vilka är involverade i överlämningsarbetet?

För projektet ny vårdbyggnad vid Danderyds sjukhus, byggnad 61, är det flera olika intressenter som tillsammans arbetar med överlämningen. Huvudintressenterna som samverkar och driver överlämningsarbetet är Locums projektorganisation för byggprojektet, Locums förvaltning, kulturförvaltningen (konst) inom Region Stockholm och hyresgästen Danderyds sjukhus AB (DSAB). Utöver dessa blir många andra också involverade vid olika tillfällen, exempelvis Locums teknikspecialister.

Hur arbetar vi med överlämningen i projektet ny vårdbyggnad?

Väl fungerande samverkan mellan alla involverade parter är avgörande för att kunna möta alla kravställningar och leverera en väl fungerande vårdbyggnad. Mycket av arbetet handlar om informationsutbyte och det sker framför allt i det vi kallar samverkansdialog där representanter från byggprojektet, förvaltningen, kulturförvaltningen och hyresgästen samlas.

–  I våra möten får alla lyfta sina behov, sedan sätter vi upp en plan tillsammans. Även om byggprojektet nästan har full byggproduktion tar alla sig tid och prioriterar överlämningsdialogen. Samarbetsviljan finns där för att skapa goda förutsättningar, säger Evan Alsaleem, överlämningsansvarig.

Olika moment i överlämningsarbetet är inflyttningssyner, teoretiska och praktiska utbildningar, samordnade kontroller av olika system, simuleringar och studiebesök. Vid den faktiska överlämningen är målet att allt ska vara klart, fungerande och med relevant information på plats.

 
Bild: Vicky Lau, projektchef och Sara Hultberg, fastighetsförvaltare.

–  I det här skedet är det stort fokus på att skapa goda förutsättningar för att driftorganisationen ska kunna drifta byggnaden på ett bra sätt från dag ett. Det handlar om information och utbildning om till exempel tekniska system och husets uppbyggnad. Med det på plats lägger vi en god grund för att hyresgästerna ska bli nöjda och uppleva väl fungerande lokaler, berättar Sara Hultberg, fastighetsförvaltare på Locum.

Vilka framgångsfaktorer ser vi så här långt i överlämningsarbetet?  

Överlämningsarbetet involverar många personer och parter, det ställer krav på tydlig kommunikation och förankring.  

– När det är flera organisationer involverade, är det en framgångsfaktor att säkerställa att vi är överens för att kunna gå vidare. Vi har olika bild och intressen och behöver vara tydliga och gå steg för steg framåt, säger Marina Sjöström, stabsansvarig för Locum i byggprojektet.

– Andra framgångsfaktorer är att vi tidigt tillsatte rollen överlämningsansvarig och fick därmed fokus på överlämningsarbetet i tid. Vi hade även en överlämningsworkshop tillsammans med erfarna förvaltare från Locum, berättar Marina.

Något annat som bidragit positivt är att varje organisation har sin överlämnings- och mottagandeplan där överlämningsskedet beskrivs. Utöver det finns en övergripande och gemensam plan för överlämning och mottagning för hur de fyra parterna ska göra jobbet.

Hyresgästen DSAB har en aktiv roll i överlämningsarbetet och lyfter också fram några framgångsfaktorer.

– I det här projektet har vi börjat planera överlämning och mottagande i betydligt tidigare skede än i andra projekt. Formellt tar vi i DSAB-projektet över den nya vårdbyggnaden från Locums förvaltning och lämnar i vår tur över till våra mottagare som är de inflyttande verksamheterna samt olika stödfunktioner inom sjukhuset. Den största delen av överlämningsplaneringen rör, naturligt nog, byggprojekt och förvaltning, men vi har kunnat beskriva och arbeta in våra behov i planen, säger David Lundgren och Maria Sundsjöö, projektledare på Danderyds sjukhus.

Evan Alsaleem har rollen överlämningsansvarig i projektet.

Vad innebär den rollen?

– Min roll finns för att säkra en bra överlämning. Projektet började planera för överlämning i ett tidigt skede. Redan i förfrågningsunderlag till de första upphandlingarna fanns överlämning med och den första versionen av överlämningsplan fanns våren 2022, berättar Evan.  

Bild: Evan Alsaleem

– Jag med flera, ansvarar för att upprätta en överlämningsplan i enlighet med Locums processer. Vi följer upp och rapporterar framdriften till olika parter. Symboliskt kan man tänka sig att vi bygger en bro från byggprojektet till mottagarna. Jag tar också fram processer för hantering av dokumentation, vilket innebär granskning och godkännande av handlingar men också att åtgärda anmärkningar under arbetets gång. Min roll innebär också att skapa balans mellan organisationerna och säkerställa att allas behov inför överlämning synliggörs, något som sker i våra samordningsmöten.

Det tar ca 4-5 år att bygga en ny vårdbyggnad, men sedan ska den förvaltas i många år. En sund överlämning skapar de rätta förutsättningar för den långsiktiga förvaltningen.

En utmaning är att arbetet är dokumenttungt. Det behöver vara så eftersom det är en komplex byggnad med många olika funktioner och system. Överlämningsarbetet, dokumentation och utbildningar skapar trygghet för de som ska arbeta i och med byggnaden och det är ett sätt att säkra en långsiktigt effektiv drift. Med bra underlag är det också enklare att göra förändringar i framtiden och att felsöka, så det vi gör nu blir en form av framtidssäkring.

– Jag upplever att projektet håller en hög standard och att alla involverade vill att vi ska få till en riktigt bra vårdbyggnad med goda förutsättningar för vården och de som ska arbeta med byggnaden när byggprojektet är avslutat, avslutar Evan.

Bild: Den nya vårdbyggnaden i februari 2024.