Erfarenhetsåterföring från ett framgångsrikt projekt

Projektet arbetar systematiskt med erfarenhetsåterföring som vi hoppas att så många som möjligt kan dra nytta av både inom Locum och inom bygg- och fastighetsbranschen. 

Marina Sjöström hade rollen stabschef i projektet ny vårdbyggnad och är en av de personer som arbetat mycket med erfarenhetsåterföring under projektets gång.    

– Alla som arbetat i ett långt projekt vet hur svårt det är att stanna upp och ta sig tid för reflektion mitt under brinnande produktion. Likväl är det viktigt att vi fångar upp våra erfarenheter och utvärderar vad som gått bra samt mindre bra, medan nyckelpersonerna är kvar. Redan ett år innan överlämningen satte vi en gemensam plan för vilka områden som skulle erfarenhetsåterföras. Systematiskt bestämdes prioritering, i vilken form utvärderingen skulle ske, lämplig tidpunkt och ansvarig.

Bild: Marina Sjöström

Som ramverk för dokumentationen har vi tagit fram en standardiserad mall med frågor baserade på Locums byggprocess. Informationen ska vara tydlig och lätt att hitta och i flera fall finns det bilagor med möjlighet till ytterligare fördjupning. I huvudsak utvärderas framgångsfaktorer, förbättringsmöjligheter, vad behöver vi göra och vem vi ska återföra information till.

Frågorna som besvaras i mallen är:

• Varför är denna erfarenhet viktig att dokumentera?
• Vad gick bra – vad vill vi ta med oss till nästa projekt? Beskriv framgångsfaktorer.
• Utvärdering: Vad gick mindre bra – vad skulle vi gjort mindre av?
• Förbättringsmöjligheter
• Sammanfattning: vem behöver göra något, till vem ska informationen återföras?

Exempel på områden som vi har utvärderat är projektstyrning som tidplanering, digitalt arbetssätt, driftsättning, provning och överlämning. Vi har även dokumenterat erfarenheter från mer specifika områden som arbetsmiljöarbetet, användning av laserscanning och krisövningar.

Hur återförs erfarenheterna till kollegor på Locum?

–  Projektledningen analyserar den inkomna dokumentationen för att återföra valda delar, till exempel genom information på gemensamma möten eller genom förbättringar av styrande dokument.

Vad vill du ge för medskick till andra som ska genomföra ett liknande projekt?

–  Avsätt tid och utse en ansvarig för att hålla ihop planering och uppföljning. Det är svårt att hitta tiden för att reflektera i grupp men jag kan lova att det alltid är uppskattat och deltagarna får verkligen ut energi av att prata framgångar och förbättringsmöjligheter tillsammans, avslutar Marina.